System rezerwacji z płatnościami i ochrona danych klientów
Wybierając system rezerwacji, powierzasz mu dane swoich klientów, grafik i część przychodu. Ta strona opisuje dla właściciela i menedżera, kto jest administratorem danych, kto ma do nich dostęp, jak wygląda umowa powierzenia, jakie są role, SSO, dziennik zdarzeń, kopie i eksport oraz co dzieje się z płatnościami.
Płatności za wizyty pozostają u Ciebie
Szukając systemu rezerwacji z płatnościami, wiele firm pyta, gdzie trafiają pieniądze klientów. W Umawiam płatności za wizyty rozliczasz tak jak dotąd, w salonie albo gabinecie. System nie pośredniczy w płatnościach klientów i nie przechowuje danych kart, więc przez Umawiam nie przepływają pieniądze za zabiegi ani dane płatnicze, które trzeba by zabezpieczać.
- Rezerwacja wizyty nie wymaga podawania danych karty.
- Cena zabiegu jest informacją w kalendarzu i w odpowiedziach recepcji AI, a nie transakcją.
- Jedyną płatnością w systemie jest Twój abonament za wybrany plan, z fakturą VAT. Plany opisuje cennik programu do rezerwacji.
RODO i rola w przetwarzaniu danych
Dane klientów, które trafiają do kalendarza, należą do Twojej firmy. Jesteś ich administratorem, a my przetwarzamy je w Twoim imieniu, wyłącznie po to, aby świadczyć usługę rezerwacji. Nie używamy danych Twoich klientów do własnych celów, nie sprzedajemy ich i nie udostępniamy reklamodawcom.
- Zbieramy tylko dane potrzebne do wizyty: imię, adres e-mail, termin i rodzaj usługi.
- Dane klientów nie trafiają do żadnego katalogu ani wyszukiwarki salonów.
- Eksport danych klientów jest dostępny w każdej chwili we wszystkich planach.
- Klient końcowy zawsze wie, do której firmy trafia jego rezerwacja, bo umawia się na jej stronie.
Umowa powierzenia przetwarzania danych
Warunki powierzenia przetwarzania danych są częścią regulaminu i obowiązują w każdym planie. Określają cel i zakres przetwarzania, obowiązek zachowania poufności, środki zabezpieczające, pomoc w realizacji praw osób, których dane dotyczą, zasady korzystania z podwykonawców oraz usunięcie danych po zakończeniu usługi.
W planie Sieć dostajesz dodatkowo odrębną umowę powierzenia do podpisania, przydatną w firmach, które muszą gromadzić takie dokumenty w swoich rejestrach.
Podwykonawców wykorzystujemy w kategoriach: hosting, poczta transakcyjna i model AI. Zasady przetwarzania danych odwiedzających serwis opisuje polityka prywatności.
Role i uprawnienia
Nie każdy w zespole musi widzieć wszystko. Dostęp do kalendarzy, danych klientów, ustawień i raportów przydzielasz według ról.
- Start: podstawowe role i uprawnienia.
- Zespół: właściciel, recepcja i specjalista. Właściciel zarządza kontem i planem, recepcja prowadzi grafik, a specjalista widzi swój kalendarz.
- Sieć: pełne role dla wielu lokalizacji, w tym dostęp ograniczony do wybranej lokalizacji.
Gdy pracownik odchodzi, wyłączasz jego dostęp w ustawieniach konta, a historia wizyt zostaje w kalendarzu.
SSO i dziennik zdarzeń w planie Sieć
Plan Sieć zawiera logowanie jednokrotne (SSO), dzięki któremu zespół loguje się kontem firmowym, a wyłączenie konta w firmie od razu odcina dostęp do Umawiam.
Dziennik zdarzeń zapisuje, kto i kiedy zmienił ustawienia, usługi, role lub wizyty. Przydaje się, gdy menedżer lokalizacji chce wyjaśnić, skąd wziął się dany wpis w kalendarzu.
- Logowanie kontem firmowym zamiast osobnych haseł.
- Historia zmian wizyt, usług i uprawnień.
- Eksport raportów obłożenia razem z danymi do własnej analizy.
Więcej o pracy z wieloma lokalizacjami znajdziesz w części o programie do prowadzenia rezerwacji w sieci salonów.
Kopie zapasowe i eksport danych
Dane systemu są chronione regularnymi kopiami zapasowymi, a połączenie z serwisem jest szyfrowane. Hasła kont przechowujemy wyłącznie w postaci zabezpieczonych skrótów, a formularze są chronione przed nadużyciami limitami i zabezpieczeniami technicznymi.
Dane nie są przywiązane do systemu. Eksport danych klientów robisz sam w każdej chwili, a przy rezygnacji dane konta zachowujemy przez 30 dni od końca opłaconego okresu, aby dać czas na eksport.
Recepcja AI odpowiada tylko z zatwierdzonych danych
Recepcja AI odpowiada klientom wyłącznie na podstawie usług, cen i godzin, które zatwierdzisz. Nie wymyśla oferty i nie ujawnia danych innych klientów, bo rozmowa dotyczy oferty firmy i wolnych terminów, a nie zawartości kalendarza.
Kto jest administratorem danych klientów?
Administratorem danych klientów jest Twoja firma, a my przetwarzamy je w jej imieniu na podstawie warunków powierzenia zawartych w regulaminie.
Czy system przechowuje dane kart płatniczych?
Nie. Umawiam nie pośredniczy w płatnościach za wizyty i nie przechowuje danych kart. Płatności klientów rozliczasz tak jak dotąd.
Czy mogę wyeksportować dane klientów?
Tak, w każdej chwili. Eksport danych klientów jest dostępny we wszystkich planach.
Które plany mają SSO i dziennik zdarzeń?
SSO, dziennik zdarzeń, odrębna umowa powierzenia i faktura zbiorcza są częścią planu Sieć. Wszystkie plany mają role i uprawnienia, w zakresie opisanym w cenniku.
Co się dzieje z danymi po rezygnacji?
Dane konta zachowujemy przez 30 dni od końca opłaconego okresu, aby umożliwić eksport i powrót, a następnie je usuwamy, z wyjątkiem dokumentów, które musimy przechowywać na podstawie przepisów o rachunkowości.
Sprawdź, jak recepcja AI odpowiada Twoim klientom
Wklej adres strony swojej firmy i zobacz własne usługi, ceny i godziny w działającym czacie.