Program do gabinetu psychologicznego z kalendarzem sesji i rezerwacją online
Psycholog w trakcie sesji nie odbiera telefonu, a osoba szukająca pomocy często dzwoni raz i zapisuje się tam, gdzie ktoś odpowie. Umawiam to program do gabinetu psychologicznego, w którym klienci rezerwują sesje sami na stronie gabinetu, a recepcja AI odpowiada na pytania organizacyjne o każdej porze. Terminy wpadają do jednego kalendarza, a przypomnienia wysyłamy mailem. Płacisz stały abonament, bez prowizji od nowych klientów.
Kalendarz sesji dla psychologa i zespołu terapeutów
Sesje mają stałą rytmikę. Konsultacja wstępna trwa inaczej niż psychoterapia indywidualna, a terapia par albo sesja online wymaga innego czasu i innego przygotowania. W Umawiam każdą usługę ustawiasz z własnym czasem trwania, ceną i przerwą między sesjami, żeby kolejny klient nie wchodził zaraz po poprzednim. Kalendarz pilnuje, żeby w grafiku nie powstawały nakładające się terminy.
Jeśli prowadzisz gabinet z kilkoma specjalistami, każdy ma własny kalendarz i własne godziny pracy, a recepcja widzi wspólny widok dnia. Klient wybiera usługę, specjalistę i termin z listy, która pokazuje tylko to, co jest naprawdę wolne. Stałe sesje, na przykład co tydzień o tej samej godzinie, umawiasz z góry zamiast prosić klienta o kontakt po każdym spotkaniu.
- czas trwania, przerwa i cena ustawione dla każdej usługi osobno
- osobne kalendarze specjalistów i wspólny widok dla recepcji
- sesje stacjonarne i online jako odrębne usługi
- blokady terminów na urlopy, superwizje i szkolenia
Rezerwacja online, która szanuje prywatność klienta
Dla wielu osób pierwszy kontakt z psychologiem to trudny krok i wolą zrobić go w ciszy, z poziomu przeglądarki, a nie przez rozmowę telefoniczną. Strona rezerwacji Umawiam pozwala wybrać termin bez dzwonienia i bez zakładania konta klienta. Zbieramy tylko dane potrzebne do umówienia wizyty, a dane klientów należą do gabinetu i możesz je wyeksportować w każdej chwili.
Rezerwacja działa na własnej stronie gabinetu albo przez widżet wklejony do istniejącej witryny. Klienci trafiają bezpośrednio do Ciebie, a nie do katalogu, w którym obok Twojego profilu widzą dziesiątki innych. O bezpieczeństwie danych, rolach i umowie powierzenia piszemy na stronie o bezpieczeństwie systemu rezerwacji. Ogólny opis rozwiązania znajdziesz w materiale o aplikacji do umawiania wizyt.
- strona rezerwacji pod marką gabinetu
- zapis bez dzwonienia i bez konta klienta
- eksport danych klientów w każdej chwili
- potwierdzenie rezerwacji wysyłane mailem
Recepcja AI odpowiada na pytania organizacyjne
Przed pierwszą sesją klienci pytają o to samo. Ile kosztuje konsultacja, jak długo trwa spotkanie, czy są terminy online, czy pracujecie z młodzieżą, jak wygląda odwołanie wizyty. Recepcja AI odpowiada na takie pytania w czacie na stronie gabinetu, wyłącznie na podstawie usług, cen i zasad, które zatwierdzisz. Nie udziela porad psychologicznych i nie ocenia stanu klienta, bo jej zadaniem jest organizacja wizyty, nie terapia.
Gdy klient chce się umówić, recepcja AI proponuje wolny termin z kalendarza i zapisuje wizytę. Wieczorem i w weekend, kiedy gabinet jest zamknięty, odpowiedź nadal pojawia się od razu, a zapis trafia do grafiku. Rozmowy liczymy jako zużycie w okresie rozliczeniowym, zgodnie z wybranym planem.
- odpowiedzi tylko z usług, cen i zasad zatwierdzonych przez gabinet
- zapis wizyty bezpośrednio w rozmowie
- dostępność o każdej porze
- brak porad psychologicznych, tylko sprawy organizacyjne
Przypomnienia mailowe i zasady odwołania wizyty
Nieobecność na sesji to godzina, której nie wypełni nikt inny, jeśli klient odwoła ją w ostatniej chwili. Umawiam wysyła potwierdzenie zaraz po rezerwacji i przypomnienie mailem przed sesją, z linkiem do zmiany albo odwołania terminu. Klient, który wie, że może przełożyć wizytę jednym kliknięciem, częściej to robi, zamiast po prostu nie przyjść.
Zwolniony termin wraca do kalendarza i można go zaproponować kolejnej osobie. Przypomnienia są mailowe, nie obiecujemy wiadomości tekstowych ani połączeń. Szczegóły ochrony grafiku opisuje strona o kalendarzu do umawiania wizyt z przypomnieniami.
- potwierdzenie i przypomnienie przed sesją
- link do zmiany lub odwołania terminu
- zwolniony termin od razu dostępny w kalendarzu
Abonament dla gabinetu jednoosobowego i zespołu
Psycholog prowadzący własną praktykę zaczyna od planu Start za 249 zł netto miesięcznie, z kalendarzami do 3 specjalistów i 500 rozmowami recepcji AI w okresie. Gabinet z kilkoma terapeutami wybiera plan Zespół za 699 zł netto miesięcznie, z kalendarzami do 10 specjalistów, do 3 lokalizacjami i 2 500 rozmowami. W planie rocznym ceny spadają o połowę: 124,50 zł i 349,50 zł miesięcznie, płatne z góry 1 494 zł i 4 194 zł. Do kwot dolicza się 23 procent VAT.
Nie pobieramy prowizji od nowych klientów, a plan nie zależy od liczby umówionych sesji. Pełne zestawienie znajdziesz w cenniku programu do rezerwacji.
Najczęstsze pytania gabinetów psychologicznych
Czy program do gabinetu psychologicznego prowadzi dokumentację sesji
Nie. Umawiam odpowiada za kalendarz, rezerwacje online, recepcję AI i przypomnienia. Notatek z sesji w nim nie prowadzisz, więc nie przechowujemy treści terapii.
Czy recepcja AI udziela porad psychologicznych
Nie. Odpowiada na pytania organizacyjne, takie jak cena, czas trwania sesji, dostępne terminy i zasady odwołania, i to wyłącznie z danych zatwierdzonych przez gabinet.
Czy klient musi zakładać konto, żeby się umówić
Nie. Wybiera usługę i termin, podaje dane potrzebne do rezerwacji i dostaje potwierdzenie mailem.
Czy mogę prowadzić sesje online i stacjonarne w jednym kalendarzu
Tak. Sesje online i stacjonarne ustawiasz jako osobne usługi z własnym czasem trwania i ceną, a wszystkie widzisz w jednym kalendarzu.
Ile kosztuje program dla jednoosobowej praktyki
Plan Start kosztuje 249 zł netto miesięcznie, a w planie rocznym 124,50 zł netto miesięcznie, płatne z góry 1 494 zł netto. Do kwot dolicza się 23 procent VAT.
Niech grafik wypełnia się także wtedy, gdy prowadzisz sesję
Sprawdź, jak recepcja AI odpowiada na pytania organizacyjne na podstawie Twojej strony, i zobacz kalendarz sesji w działaniu.