Program do gabinetu fizjoterapii z rezerwacją online i recepcją AI
Fizjoterapeuta pracuje rękami i nie odbierze telefonu w trakcie terapii. Umawiam to program do gabinetu fizjoterapii, w którym pacjenci rezerwują wizyty sami na stronie gabinetu, a recepcja AI odpowiada na pytania o zakres terapii, ceny i wolne terminy o każdej porze. Cały zespół widzi jeden kalendarz, a pacjent dostaje potwierdzenie i przypomnienie mailem. Płacisz stały abonament, bez prowizji od nowych pacjentów.
Kalendarz gabinetu z seriami zabiegów
Terapia rzadko kończy się na jednej wizycie. Pacjent po urazie kolana potrzebuje serii spotkań, najczęściej dwóch albo trzech w tygodniu przez kilka tygodni, a każde z nich zajmuje inny czas, zależnie od tego, czy to ocena funkcjonalna, terapia manualna czy ćwiczenia z aparaturą. W kalendarzu Umawiam każdą usługę ustawiasz z własnym czasem trwania, przerwą na przygotowanie stanowiska i przypisaniem do konkretnego specjalisty. Pacjent widzi tylko te terminy, które naprawdę mieszczą się w grafiku.
Przy cyklu wizyt umówisz kilka terminów od razu, zamiast prosić pacjenta o telefon po każdej sesji. Gabinet, który prowadzi kilku fizjoterapeutów, ma osobne kalendarze dla każdego z nich i jeden wspólny widok dnia, na którym od razu widać, kto jest wolny o szesnastej i który gabinet jest zajęty.
- czas trwania usługi i przerwa techniczna ustawione osobno dla każdego zabiegu
- kalendarze specjalistów i wspólny widok dnia dla recepcji
- blokady na urlopy, szkolenia i przerwy w pracy
- uporządkowana lista pacjentów z historią umówionych wizyt
System rejestracji pacjentów na stronie gabinetu
Pacjent wchodzi na stronę gabinetu wieczorem, kiedy ból przypomina o sobie najmocniej, i chce umówić wizytę od razu. Jeśli musi czekać do rana na godziny otwarcia, często zapisze się tam, gdzie termin może wybrać natychmiast. Strona rezerwacji Umawiam pokazuje wolne terminy w czasie rzeczywistym i pozwala zapisać się w kilka kliknięć, bez instalowania aplikacji i bez zakładania konta pacjenta.
Rezerwacja działa na własnej stronie gabinetu albo przez widżet wklejony do istniejącej witryny. Pacjenci trafiają do Ciebie bezpośrednio, a nie do katalogu, w którym ich uwagę przejmują konkurenci. Jeśli szukasz szerszego opisu takiego rozwiązania, zajrzyj do strony o systemie rejestracji pacjentów albo o stronie internetowej z systemem rezerwacji.
- strona rezerwacji pod marką gabinetu
- widżet do wklejenia na stronę, bez budowania serwisu od nowa
- wybór usługi, specjalisty i godziny w jednym ekranie
- potwierdzenie rezerwacji wysyłane mailem od razu
Recepcja AI odpowiada na pytania pacjentów
Pytania pacjentów są powtarzalne. Czy robicie terapię manualną kręgosłupa, ile trwa pierwsza wizyta, czy potrzebne jest skierowanie, ile kosztuje seria zabiegów, czy jest wolny termin w czwartek po południu. Recepcja AI działa jako czat na stronie gabinetu i odpowiada na takie pytania na podstawie usług, cen i godzin, które sam zatwierdzisz. Nie wymyśla odpowiedzi spoza tej listy, a gdy nie zna odpowiedzi, mówi to wprost i kieruje pacjenta do kontaktu mailowego.
Gdy pacjent chce się umówić, recepcja AI proponuje wolny termin z kalendarza i wpisuje wizytę, a specjalista widzi ją w swoim grafiku. W gabinecie, w którym telefon dzwoni w trakcie zabiegu, to oznacza mniej przerwanych terapii i mniej pytań, na które ktoś musi odpowiadać po godzinach pracy. Rozmowy liczymy jako zużycie w okresie rozliczeniowym, zgodnie z planem.
- odpowiedzi tylko z usług i cen zatwierdzonych przez gabinet
- propozycja wolnego terminu i zapis wizyty w rozmowie
- dostępność o każdej porze, także w nocy i w weekendy
- czytelna informacja dla pacjenta, kiedy odpowiedź wymaga kontaktu mailowego
Przypomnienia mailowe zmniejszają liczbę pustych godzin
Nieobecność pacjenta w gabinecie fizjoterapii oznacza godzinę, której nie da się odzyskać, a przy seriach wizyt jedna opuszczona sesja potrafi rozsypać plan terapii. Umawiam wysyła pacjentowi potwierdzenie zaraz po rezerwacji i przypomnienie mailem przed terminem, z linkiem do zmiany albo odwołania wizyty. Odwołany termin wraca do kalendarza i może zostać zajęty przez kolejnego pacjenta.
Przypomnienia są mailowe. Nie obiecujemy w ich miejsce wiadomości tekstowych ani połączeń głosowych. Więcej o tym, jak działa ochrona grafiku, znajdziesz na stronie o kalendarzu do umawiania wizyt z przypomnieniami.
- potwierdzenie rezerwacji i przypomnienie przed wizytą
- link do zmiany lub odwołania terminu w każdej wiadomości
- zwolniony termin natychmiast widoczny dla kolejnych pacjentów
Stały abonament zamiast prowizji od nowych pacjentów
Katalog z prowizją pobiera opłatę od każdego nowego pacjenta, którego sam Ci pokazał, choć to Twoja praca zbudowała markę gabinetu. W Umawiam płacisz abonament i nic więcej. Mały gabinet z jednym lub dwoma terapeutami zaczyna od planu Start za 249 zł netto miesięcznie, gabinet z zespołem wybiera plan Zespół za 699 zł netto. W planie rocznym ceny spadają o połowę, do 124,50 zł i 349,50 zł miesięcznie, płatne z góry. Do kwot dolicza się 23 procent VAT.
Plan Start obejmuje do 3 kalendarzy i 500 rozmów recepcji AI w okresie, plan Zespół do 10 kalendarzy, do 3 lokalizacji i 2 500 rozmów. Pełne porównanie planów znajdziesz w cenniku programu do rezerwacji.
Najczęstsze pytania gabinetów fizjoterapii
Czy program do gabinetu fizjoterapii zastępuje dokumentację medyczną
Nie. Umawiam obsługuje kalendarz, rezerwacje online, recepcję AI i przypomnienia. Dokumentację pacjentów prowadzisz tak, jak dotychczas, a Umawiam odpowiada za to, żeby termin trafił do grafiku bez telefonu.
Czy pacjent musi instalować aplikację
Nie. Pacjent rezerwuje wizytę w przeglądarce, na stronie gabinetu albo przez widżet. Potwierdzenie i przypomnienie dostaje mailem.
Czy recepcja AI poda cenę serii zabiegów
Poda cenę tylko wtedy, gdy zapiszesz ją w usługach i zatwierdzisz. Odpowiada wyłącznie z danych, które ustawi gabinet, więc nie zgaduje cen ani zakresu terapii.
Czy mogę przenieść pacjentów z poprzedniego kalendarza
Tak. Listę pacjentów i terminów możesz zaimportować z pliku CSV, a dane klientów wyeksportujesz w każdej chwili.
Ile kosztuje program dla jednoosobowego gabinetu
Plan Start kosztuje 249 zł netto miesięcznie, a w planie rocznym 124,50 zł netto miesięcznie, płatne z góry 1 494 zł netto. Do kwot dolicza się 23 procent VAT.
Zapełnij grafik gabinetu bez dzwonienia
Sprawdź, jak recepcja AI odpowiada pacjentom na podstawie Twojej strony, i zobacz kalendarz, w którym terminy układają się same.