Umawianie wizyt online, jak wdrożyć w salonie w jeden dzień

Wdrożenie zaczyna się od danych, nie od narzędzia. Spisz wszystkie usługi, które chcesz sprzedawać online, razem z ceną, realnym czasem trwania i krótkim opisem. Nie musisz wpisywać całej oferty. Na początek wystarczy dziesięć najczęściej wybieranych usług, resztę dodasz później.

Potem ustal godziny pracy każdej osoby w zespole i dni, w które ktoś jest nieobecny w najbliższych tygodniach. Zastanów się, czy wszystkie usługi mogą być rezerwowane online, czy część wymaga wcześniejszej rozmowy, na przykład pierwsza konsultacja albo zabieg bardzo długi. Te, które wymagają rozmowy, na początek zostaw poza rezerwacjami online.

• lista usług z ceną, czasem i krótkim opisem
• godziny pracy każdej osoby w zespole
• nieobecności i urlopy na najbliższe tygodnie
• decyzja, które usługi rezerwowane są online

Po założeniu konta wpisujesz usługi, przypisujesz je do osób i ustawiasz godziny pracy. Dla każdej usługi podajesz czas trwania i przerwę po zabiegu. Ten krok decyduje o jakości grafiku, więc poświęć mu najwięcej czasu: od niego zależy, czy klient zobaczy terminy, które faktycznie pasują do pracy zespołu.

Następnie ustaw zasady rezerwacji. Jak daleko do przodu klient może się umówić, jak najkrócej przed wizytą może to zrobić, do kiedy może odwołać termin. Rozsądny punkt wyjścia to rezerwacja najwcześniej na następny dzień, jeśli nie chcesz wizyt w ostatniej chwili, i odwołanie do doby przed terminem. Zasady zawsze możesz zmienić po pierwszym tygodniu. Opis całego procesu znajdziesz na stronie o systemie rezerwacji wizyt online krok po kroku.

• usługi przypisane do osób, z czasem i przerwą
• najwcześniejszy i najpóźniejszy termin rezerwacji
• zasada odwołania wizyty widoczna dla klienta
• blokady na urlopy i przerwy

Rezerwacja online odpowiada na pytanie, kiedy klient może przyjść. Zostają pytania o to, ile coś kosztuje i czy dany zabieg jest dla niego odpowiedni. Tu pracuje recepcja AI, czyli czat na stronie, który zna Twoje usługi, ceny i godziny. Nie musisz pisać odpowiedzi ręcznie: wklejasz adres strony, a system przygotowuje listę usług i cen, którą sprawdzasz i zatwierdzasz.

Zatwierdzenie jest ważne, bo recepcja odpowiada wyłącznie na podstawie tego, co zaakceptujesz. Jeśli cena w cenniku na stronie jest nieaktualna, popraw ją przed uruchomieniem. Zajmie to kilkanaście minut. Więcej o tym, jak działa recepcja AI, znajdziesz w osobnym opisie, a demo możesz sprawdzić na adresie swojej strony bez zakładania konta.

• adres strony jako źródło usług i cen
• ręczna weryfikacja listy przed uruchomieniem
• odpowiedzi tylko z zatwierdzonych danych
• informacja dla klienta, gdy pytanie wykracza poza ofertę

Masz dwie drogi. Pierwsza to widżet, czyli fragment kodu wklejany do strony firmy, który wyświetla przycisk rezerwacji i czat recepcji AI. Wklejenie zajmuje kilka minut i nie wymaga przebudowy witryny. Druga to osobna strona rezerwacji z adresem, który podlinkujesz w profilu na Instagramie, w opisie firmy w wyszukiwarce i w stopce maili.

Jeśli nie masz własnej strony, strona rezerwacji wystarczy jako wizytówka z listą usług i kalendarzem. Jeśli ją masz, widżet sprawi, że klient nie opuszcza Twojej witryny, żeby się umówić. Szerzej o tej opcji piszemy w materiale o stronie internetowej z systemem rezerwacji.

• widżet do wklejenia na istniejącą stronę
• osobna strona rezerwacji z własnym adresem
• link do rezerwacji w profilu społecznościowym i w mailach

Zanim powiesz klientom, że mogą umawiać się online, wykonaj całą ścieżkę sam. Wejdź na stronę jako klient, wybierz usługę, znajdź termin, zarezerwuj, sprawdź mail z potwierdzeniem i obejrzyj wizytę w kalendarzu. Potem odwołaj ją z linku w mailu i upewnij się, że termin wrócił jako wolny.

Poproś też kogoś z zespołu o zarezerwowanie wizyty z telefonu. Większość klientów będzie rezerwować właśnie tak, więc ten test pokaże, czy strona i widżet działają wygodnie na małym ekranie. Zapisz rzeczy, które Cię zaskoczyły, i popraw je przed ogłoszeniem.

• pełna ścieżka rezerwacji wykonana własnoręcznie
• sprawdzenie maila z potwierdzeniem i przypomnieniem
• odwołanie wizyty i powrót terminu do kalendarza
• test z telefonu, nie tylko z komputera

Gdy test przejdzie, ogłoś nową możliwość tam, gdzie klienci już Cię widzą: w profilu społecznościowym, na stronie, w stopce wiadomości i przy kasie. Jedno zdanie wystarczy, na przykład, że termin można zarezerwować samodzielnie o każdej porze. Nie rezygnuj z telefonu, bo część klientów nadal będzie dzwonić, ale zacznij kierować ich do rezerwacji online przy każdej okazji.

W pierwszym tygodniu zaglądaj do kalendarza dwa razy dziennie i sprawdzaj, jakie rezerwacje wpadły i o jakich porach. Po tygodniu masz dość danych, żeby poprawić zasady i czasy usług. Rachunek na założeniach: jeśli średnia wizyta kosztuje 150 zł, a plan Zespół w Umawiam to 699 zł netto miesięcznie, abonament pokrywa pięć wizyt. Wszystko ponad to zostaje w Twojej kieszeni, bez prowizji od nowych klientów. Pełne zestawienie planów znajdziesz w cenniku programu do rezerwacji.