Chatbot do umawiania wizyt w salonie i gabinecie

Dobry chatbot wykonuje cztery czynności: odpowiada na pytania z cennika i listy usług, sprawdza wolne terminy w kalendarzu, zapisuje wizytę i wysyła potwierdzenie. Wszystko, co wykracza poza te dane firmy, powinien traktować jako pytanie bez odpowiedzi i kierować klienta do kontaktu z człowiekiem.

Zły chatbot to taki, który odpowiada płynnie na każde pytanie, także te, na które nie zna odpowiedzi. Klientka pyta, czy zabieg jest bezpieczny w ciąży, a bot zgaduje. W salonie i gabinecie takie zgadywanie kończy się reklamacją albo gorzej. Dlatego pierwszy test przed zakupem jest prosty: zadaj botowi pytanie spoza oferty i zobacz, czy się przyzna, że nie wie.

• odpowiedzi wyłącznie z usług, cen i godzin zatwierdzonych przez firmę
• zapis wizyty w rozmowie, z realnym terminem z kalendarza
• jasna informacja dla klienta, kiedy sprawa wymaga kontaktu z człowiekiem
• brak obietnic, których firma nie złożyła

Najczęstszy błąd przy zakupie to wybór czatu, który zbiera dane kontaktowe i obiecuje oddzwonić. To skrzynka na wiadomości, nie rezerwacja. Klient wieczorem chce wiedzieć, czy czwartek o szesnastej jest wolny, a nie zostawić numer telefonu.

Chatbot musi działać na tym samym kalendarzu, w którym pracują pracownicy. Wtedy widzi czasy trwania usług, przerwy między zabiegami, urlopy i blokady, więc nie zaproponuje terminu, który się nie zmieści. W Umawiam recepcja AI jest częścią systemu rezerwacji, więc zapisana wizyta od razu pojawia się w grafiku pracownika i wysyła się potwierdzenie mailem. Nie ma przepisywania z jednego narzędzia do drugiego.

Jeśli zamiast osobnego bota rozważasz cały system, zobacz kalendarz rezerwacji online.

Ceny zależą od modelu. Osobne czaty AI rozliczane są zwykle w dolarach za miesiąc albo za rozmowę, a kalendarz trzeba do nich dokupić. W Umawiam recepcja AI jest w planach razem z kalendarzem. Start kosztuje 249 zł netto miesięcznie i obejmuje 500 rozmów recepcji AI, Zespół 699 zł netto i 2 500 rozmów. W planie rocznym ceny są o połowę niższe, płatne z góry. Do kwot netto dolicza się 23% VAT. Pełne zestawienie jest w cenniku programu do rezerwacji.

Prosty rachunek zwrotu. Jeśli jedna wiadomość wieczorem, bez odpowiedzi do rana, kosztuje cię jedną wizytę wartą 150 zł, to dwie takie utracone wizyty w miesiącu równają się 300 zł. To więcej niż plan Start w wersji miesięcznej. Podstaw własne liczby: ile wiadomości przychodzi po godzinach i ile z nich kończy się rezerwacją u konkurencji.

• policz wiadomości i nieodebrane telefony z ostatniego miesiąca
• pomnóż przez średnią wartość wizyty i przez realny odsetek rezygnacji
• porównaj wynik z kosztem planu

Wdrożenie zajmuje mniej czasu, niż się zwykle zakłada, bo całość to uporządkowanie danych. Wpisujesz usługi z czasem trwania i cenami, godziny pracy zespołu i podstawowe zasady, takie jak zasady odwołania wizyty. Na tej podstawie recepcja AI odpowiada klientom. Zanim udostępnisz czat, przetestuj go własnymi pytaniami, także podchwytliwymi.

Dobra praktyka to dodać link do czatu obok przycisku rezerwacji i w opisie profilu w mediach społecznościowych. Klient, który pyta o szczegóły, dostaje odpowiedź w czacie, a ten, który wie, czego chce, rezerwuje wprost w kalendarzu. Więcej o uruchomieniu krok po kroku przeczytasz w artykule umawianie wizyt online w jeden dzień.

Czat odpowiada szybko, ale ruch na stronie musi skądś przyjść. Jeśli dopiero planujesz pozyskiwanie klientów, pomocny bywa gotowy plan marketingowy dla firmy z adresu strony.

Po pierwsze, limity rozmów. Sprawdź, co się dzieje po ich wyczerpaniu i czy dodatkowe rozmowy są płatne. Po drugie, własność danych: czy możesz wyeksportować klientów i historię wizyt. Po trzecie, kanały. Czat na stronie to nie to samo co rozmowa telefoniczna czy wiadomości w komunikatorach, więc upewnij się, co dokładnie dostajesz. Umawiam obsługuje czat na stronie firmy i przypomnienia mailowe. Nie obiecujemy połączeń głosowych ani wiadomości tekstowych.

Po czwarte, sposób rozliczania nowych klientów. Systemy z katalogiem pobierają prowizję od pierwszej wizyty. Porównanie takiego modelu ze stałym abonamentem znajdziesz na stronie alternatywa dla Booksy.

W małym salonie przejmie większość powtarzalnych pytań i rezerwacji, szczególnie po godzinach pracy. Recepcjonistka nadal jest potrzebna przy sprawach nietypowych i obsłudze gości na miejscu. Bot odciąża, ale nie powinien być jedyną drogą kontaktu.

Tak, jeśli jest częścią systemu rezerwacji. W Umawiam recepcja AI proponuje wolny termin z kalendarza i zapisuje wizytę w rozmowie, a pracownik widzi ją w swoim grafiku.

Nie powinien. Recepcja AI w Umawiam odpowiada tylko z cennika i usług zatwierdzonych przez firmę. Gdy pytania nie ma w danych, mówi to wprost i kieruje klienta do kontaktu mailowego.

Wpisanie usług, cen i godzin to zwykle kwestia kilku godzin. Czat można przetestować na własnych pytaniach jeszcze przed udostępnieniem go klientom.