Elektroniczny kalendarz wizyt zamiast zeszytu, co zmienia w salonie

Zeszyt sprawdza się, dopóki salon ma jedną osobę i kilka wizyt dziennie. Kłopoty zaczynają się, gdy pojawia się druga pracownica albo gdy klientki chcą umawiać się wieczorem. Terminarz leży w salonie, więc nie sprawdzisz go w domu, kiedy ktoś napisze na Instagramie z pytaniem o wolny termin. Dwie osoby wpisują się do jednego zeszytu i zdarzają się podwójne rezerwacje.

Zeszyt nie ostrzeże też, że klientka ma przyjść jutro, nie przypomni o wizycie i nie policzy, ile terminów w tygodniu było wolnych. Wszystko to robisz w głowie albo w notatkach na marginesie. Do tego dochodzi ryzyko zgubienia, zalania albo zapisania numeru telefonu w sposób, którego po miesiącu nikt nie odczyta.

• zeszyt dostępny tylko tam, gdzie leży
• ryzyko podwójnych rezerwacji przy kilku osobach
• brak przypomnień dla klientek
• brak informacji o obłożeniu tygodnia

Najważniejsza zmiana to dostęp. Kalendarz masz w telefonie, w komputerze recepcji i w głowie zespołu jednocześnie. Gdy klientka pisze wieczorem, sprawdzasz wolne terminy bez wychodzenia z domu. Gdy pracownica chce przełożyć zabieg, widzi od razu, czy jest miejsce. Drugą zmianą jest pilnowanie reguł. Kalendarz zna czas trwania każdej usługi i przerwy, więc nie pozwoli wpisać dwóch zabiegów na to samo stanowisko w tej samej godzinie.

Trzecia to rezerwacje online. Elektroniczny kalendarz może być jednocześnie stroną, na której klientka sama wybiera termin, bez dzwonienia. Zobacz opis terminarza wizyt online dla firm. Czwarta to przypomnienia, które wysyłają się same, i raporty obłożenia pokazujące, w które dni salon jest pełny, a w które pusty.

• dostęp z telefonu i komputera, dla całego zespołu
• reguły czasu i przerw pilnowane automatycznie
• rezerwacje online bez dzwonienia
• przypomnienia mailowe i raporty obłożenia

Przeniesienie nie wymaga weekendu pracy. Zacznij od klientów, którzy mają umówione wizyty w najbliższych tygodniach, bo tylko ich terminy muszą trafić do kalendarza od razu. Historia z poprzednich miesięcy może poczekać albo zostać w zeszycie jako archiwum.

Jeśli masz listę klientów w arkuszu, możesz ją zaimportować z pliku CSV. Jeśli masz ją tylko na papierze, wpisz najczęstszych klientów, a pozostałych dodasz przy kolejnej wizycie, gdy sami wypełnią dane przy rezerwacji. W pierwszym tygodniu prowadź oba kalendarze równolegle, ale wpisuj do nowego jako pierwszego. Po tygodniu zeszyt zostaje jako kopia zapasowa, a po miesiącu większość zespołu przestaje do niego zaglądać.

• najpierw terminy z najbliższych tygodni
• import listy klientów z pliku CSV
• tydzień równoległego prowadzenia obu kalendarzy
• zeszyt jako archiwum, nie jako źródło prawdy

Pierwszy błąd to wpisywanie wszystkiego od razu, łącznie z wszystkimi historycznymi wizytami. Zniechęca to zespół i opóźnia start. Drugi to brak ustalenia, kto wpisuje terminy. Jeśli każda osoba prowadzi własny kalendarz po swojemu, kalendarz zamienia się w zeszyt w ekranie.

Trzeci błąd to pominięcie usług. Kalendarz pilnuje czasu tylko wtedy, gdy każda usługa ma ustawiony czas trwania i przerwę, a bez tego wpisuje wszystko jako jedną godzinę. Czwarty to wyłączenie klientek z procesu: jeśli rezerwacje online nadal przechodzą przez telefon, korzystasz z kalendarza tylko jako z zeszytu. Dopiero strona rezerwacji pozwala odciążyć telefon, o czym piszemy w poradniku o kalendarzu do umawiania wizyt.

• wpisywanie całej historii zamiast bieżących terminów
• brak jednej zasady, kto i jak wpisuje wizyty
• usługi bez ustawionego czasu trwania
• rezerwacje nadal wyłącznie przez telefon

Elektroniczny kalendarz rozwiązuje problem terminów, ale nie rozwiązuje problemu pytań. Klientka wieczorem pyta, ile kosztuje zabieg i czy jest wolny termin w czwartek. W zeszycie odpowiedź czeka do rana, a do rana klientka często umawia się gdzie indziej. Recepcja AI w Umawiam odpowiada w czacie na stronie salonu, na podstawie usług, cen i godzin, które sam zatwierdzisz, i proponuje wolny termin z kalendarza.

To nie jest głos na linii telefonicznej, tylko czat na stronie, więc nie wymaga operatora ani numeru. Jeśli klientka chce się umówić, wizyta trafia do kalendarza. Jeśli pyta o coś, czego nie ma w ofercie, recepcja mówi to wprost i kieruje ją do kontaktu mailowego. Więcej w opisie recepcji AI.

Rachunek zależy od Twojej sytuacji, więc podajemy go na założeniach, które możesz zmienić. Załóżmy, że średnia wizyta w Twoim salonie kosztuje 150 zł. Plan Start w Umawiam kosztuje 249 zł netto miesięcznie, czyli mniej niż dwie takie wizyty. Jeśli kalendarz i rezerwacje online odzyskają dwie wizyty miesięcznie, które inaczej by przepadły, abonament zwraca się z nawiązką. Jeśli odzyskają ich więcej, zysk rośnie, bo abonament nie zależy od liczby rezerwacji.

W planie rocznym cena spada o połowę, do 124,50 zł netto miesięcznie, płatne z góry 1 494 zł netto, plus 23 procent VAT. Pełne zestawienie planów znajdziesz w cenniku programu do rezerwacji.