Przejście z Booksy na własny system rezerwacji bez utraty klientów

Zmiana ma sens, gdy prowizja za nowych klientów albo abonament za pracowników przekracza to, co daje katalog. Policz trzy liczby z ostatniego kwartału: ilu klientów przyszło z katalogu po raz pierwszy, ilu to klienci, którzy i tak by do Ciebie trafili, oraz ile łącznie zapłaciłeś. Jeśli większość rezerwacji to stali klienci, płacisz za pośrednika, którego nie potrzebują.

Dokładny rachunek na cennikach Booksy i stałym abonamencie jest w zestawieniu alternatywa dla Booksy. Jeśli główny koszt to prowizja za nowego klienta, pomoże też wpis o systemie rezerwacji bez prowizji.

• klienci z polecenia i powracający nie potrzebują katalogu
• nowi klienci z wyszukiwarki i mediów społecznościowych trafią na Twoją stronę rezerwacji
• zostaje pytanie, co zrobić z klientami, którzy przychodzą wyłącznie z katalogu

Przenieś to, co klient widzi i na co się umawia. Na liście są usługi z czasem trwania, cenami i opisami, godziny pracy każdego pracownika, urlopy oraz zaplanowane wizyty na najbliższe tygodnie. Lista klientów z numerami telefonów jest Twoja, ale wykorzystuj ją zgodnie ze zgodami marketingowymi, które masz.

Zanim zaczniesz, sprawdź w Booksy, jakie eksporty są dostępne w Twoim planie, bo zakres zależy od konta. Zaplanowane wizyty często łatwiej przepisać ręcznie niż migrować, a dla salonu z kilkudziesięcioma rezerwacjami na dwa tygodnie to jedno popołudnie pracy.

• spisz usługi, czasy i ceny w jednym arkuszu
• zrób zrzut grafiku na najbliższe 4 tygodnie
• zapisz zasady odwołań i zaliczek, które obowiązują dziś
• sprawdź, jakie numery telefonów i zgody masz w bazie

Pierwszy tydzień to konfiguracja: usługi, godziny, pracownicy i strona rezerwacji. Na czacie możesz od razu uruchomić recepcję AI, żeby odpowiadała na pytania o ceny po godzinach pracy. Drugi tydzień to ruch równoległy. Link do nowej rezerwacji dodajesz w opisie profilu w mediach społecznościowych, w wizytówce firmy w Google i w wiadomości do stałych klientów.

Trzeci tydzień to ocena. Jeśli większość nowych rezerwacji wchodzi przez własny kalendarz, ograniczasz widoczność w katalogu, na przykład zdejmując wolne terminy z publicznego profilu. Dopiero po kilku tygodniach bez spadku liczby wizyt rezygnujesz z planu. Czas wypowiedzenia sprawdź w swojej umowie, żeby nie zapłacić za kolejny okres bez potrzeby.

Stałemu klientowi wystarczy jedna wiadomość: "Od przyszłego miesiąca umawiasz się tutaj" z linkiem do rezerwacji. Wyślij ją po zakończonej wizycie albo w przypomnieniu o następnym terminie, kiedy klient i tak patrzy w telefon. Dodaj link w stopce wiadomości i na wizytówce przy kasie.

Najczęstszy błąd to zmiana bez zapowiedzi. Klient szuka salonu w aplikacji, nie znajduje wolnych terminów i umawia się gdzie indziej. Przypomnienia w nowym systemie (jak działają, opisuje strona o nieobecnościach) pomagają utrzymać przyzwyczajenie do nowego kanału.

Po pierwsze, jednoczesne wyłączenie profilu i start nowego systemu. Po drugie, brak zasad odwołań w nowym kalendarzu, przez co rośnie liczba nieobecności. Po trzecie, nieprzeniesione blokady urlopowe, przez które klienci rezerwują termin, w którym Cię nie ma. Po czwarte, brak kogoś, kto odpowiada na pytania, gdy klient pisze wieczorem.

Przy planie na jednego fryzjera lub kosmetyczkę całość da się ogarnąć w jedno popołudnie. Przy salonie z kilkoma pracownikami lepiej ułożyć wdrożenie etapami, po jednym pracowniku. Jeśli myślisz też o własnej stronie z rezerwacją, strona internetowa dla salonu z gotowym wyglądem przyspiesza ten krok, bo klient trafia od razu na kalendarz.

Część nowych klientów przychodzi tylko przez katalog, więc nie wyłączaj profilu od razu. Obserwuj przez kilka tygodni, ilu nowych klientów nadal trafia tam, i dopiero wtedy decyduj o rezygnacji z planu.

Dla salonu z jednym do trzech kalendarzy to zwykle jeden dzień konfiguracji i dwa do czterech tygodni okresu równoległego, w którym klienci uczą się nowego linku.

Nie jest to konieczne do startu. Najważniejsze są usługi, godziny pracy i zaplanowane wizyty. Historię i notatki o klientach możesz uzupełniać stopniowo.

Start kosztuje 249 zł netto miesięcznie za do 3 kalendarzy, bez prowizji od rezerwacji. Zespół to 699 zł, a Sieć 1 499 zł, do cen dolicza się 23% VAT. Szczegóły są w cenniku.